传真机是现代化办公必不可少的办公设备，但传真机对那些个人用户来说，可能使用的频率就不是很高，因此如何选择一款合适的传真机以及怎样才能高效使用传真机就成了大家非常关心的话题了。笔者下面提供的一些技巧，希望能与大家交流经验。
1、由于分辨率与传真机的输出效果有很大的关系，因此我们在选择传真机时一定要选择好传真机的分辨率的大小，通常这个参数越高说明传真机所能输出的点或者线越细小，输出的文字或者图象也就越精细。因此在选购时应注意传真机是否具备超精细方式，一般而言，中、高档传真机均具有超精细功能。无超精细功能的传真机在复印或发送时，对细小文字、复杂图像的处理会丢掉某些细节，造成副本的可读性不强。
2、为了能提高实际的办公效率，我们应该选择具有自动送纸器功能的传真机。自动送纸器功能不是每台传真机都具有的，使用自动送纸器后，少的可放置5页原稿，多的可放置30张原稿。对于经常需要进行多页复印与发送的用户来说，这项功能值得特别关注。拥有自动送纸器后，如要进行多页原稿复印与发送，则可免去一页一页放置原稿的麻烦，只需将原稿叠整齐，放入自动送纸器，传真机便可自动搓纸，自动分页复印或发送。
3、我们在评价一款传真机性能高低的时候，应该看看该传真机产品是否能与现有的大部分设备兼容。据调查，有24.5％的企业还在用老式传真机，要是你自己用了一台不识别老传真机的新型传真机，和他们联系，是不是有些曲高和寡？因此，我们在购买新型传真机时，一定要注意它与其他型号传真机的兼容性是否很强。
4、现在传真机市场比较混乱，有许多奸商为了能获取高额利润，往往用低价格假产品的方式来蒙骗消费者，为此我们在购买传真机时一定要擦亮自己的眼睛，严格把好鉴别关。首先我们应该认清有关标识，所有正规渠道进入国内的传真机都应有CCIB-商检证明标志，并有邮电部颁发的入网许可证。其次要认真检查传真机的随机配件，一般情况面向中国市场的传真机，随机的保修卡及说明书都应是中文；最后应该确认传真机的电源插头为符合国标的三向扁插头，其他形式的插头均不符国标。电源应为220V/50-60Hz。
5、有许多情况下，都是用传真机来完成一些跨国或者跨省的信息发送任务，所以如果传真机在传真发送一项标准A4尺寸的页面信息所需要的时间越长，在发送过程中需要支付的电话费也就越高。为此，选择一款发送时间短，传送效率高的传真机就是我们应该认真考虑的问题。目前，市场上的传真机发送时间可以分为：23秒、18秒、15秒、9秒和6秒等几种，一般来说用户应选用传送时间不超过15秒的传真机。因为这一档的传真机在收发双方正常操作的情况下，实际传送一页A4尺寸的文件所需要的时间不会超过1分钟，因此长途传真时的电信费用也仅按1分钟计价，否则即使超过1秒，也将按2分钟计价，长途话费也就增加了一倍。
6、在购买传真机时，那些商家肯定会竭尽所能，充分发挥其“三寸不烂之舌”的功能，把原本不是传真机所具有的功能也强“搬”到传真机头上了，把原本是很普通的功能却“放大”到让人心里痒痒的。此时，我们一定要立场坚定，不能简单地听信他的一面之辞，应该按照操作标准来认真检测机器功能是否如销售商所述，具体操作方法是在检测时将传真机的“使用菜单”打印出来，如果“使用菜单”是中文的，即表明是生产厂家专门设计中国使用的，这是目前市面上那些以假乱真传真机所无法做到的。
7、如果我们在工作中经常需要传送一些照片或者是图象之类的信息时，应该选择一款中间色调级别高的传真机，因为中间色调是反映图像亮度层次、黑白对比变化的一个技术指标。如果传真机具有的中间色调的级数越多，其所记录与传输得到副本的图像层次就越丰富、越逼真。目前市场上采用CCD作为扫描器的传真机，其中间色调可达64级；而采用CIS作为扫描器的传真机，其中间色调最多可达32级，一般均在16级以下。因此，对于经常需要对图像信息进行传真和复印的用户来说，采用CCD扫描方式的传真机当为首选，并且应选择具有64级中间色调的传真机。
8、目前在中国，电话线路的通信质量还不是很高，稳定性方面也比较差，因此在使用普通的电话线来接受和发送传真时，可能会经常出现线路上的故障，不但影响传真机的高效工作，还能提高线路通讯费用的提高。为此，我们在选择传真机时应该确认所购买的传真机是否具有存储发送及接收功能，如果有这方面的功能，那么我们在发送传真时，如果线路出现故障，可从发送中断的页开始重新拨号并发送。在接收传真时，如记录纸用完、发信方还在发信时，传真机会把接收到的信息存储在RAM中，当重新装上记录纸后，它会自动把存储的内容打印出来，这样可免去发信方重新发送的麻烦，节省时间和费用。
9、选定机器型号后还要确认其质量及售后服务。因为传真机属科技含量较高的电子产品，一般的家电维修店无法进行维修，因此售后的维修服务对使用者犹为重要。另外，还要考虑到所选机器的消耗材料的价格及易购性，以免对今后的使用造成不便。
10、对于个人用户来说，传真机毕竟是一个“奢侈品”，目前最低的价格也在几千元之上，所以一般的人是不会随随便便在某个地方就购买传真机的。但如今的电脑耗材配件专柜遍地开花，我们到底到何处去购买呢？目前，人们一般可以通过厂家专卖店、大中型商场购买传真机。在厂家专卖店购买最方便，也最放心，专卖店对厂家产品了解最深入，附件也齐全，售后服务不仅直接，而且完善周到。在大中型商场购买一样让人放心，其进货渠道正规，且有售后质量保证条款。
11、当我们使用传真机时间长了以后，就会发现传真机在接受信息时或者复印时输出的纸张上出现一条或数条黑线，出现这种现象的原因就是传真机内部的光学器件可能有灰尘了。如果是CCD传真机，可能是反射镜头脏了，如果是CIS传真机，可能是透光玻璃脏了。请根据传真机使用手册说明，用棉球或软布蘸酒精擦清洁即可。如果清洁完毕后仍有无法解决问题，请将您的传真机送修检查。
12、有时我们在给传真机更换感光体或铁粉后，发现传真机的输出效果可能达不到原先那样的效果，这是什么原因呢？出现这种现象，主要是磁棒两旁的磁棒滑轮长时间使用后而老化造成的。一般情况下，传真机在使用张数超过15万张以后就必须要重新更换一个新的磁棒滑轮。因此，笔者建议大家，每次更换铁粉及感光体时，请一起更换磁棒滑轮，以确保延长感光体寿命。如果是更换上热或下热后，寿命没有原先长。请检查是否因为分离爪、硅油棒及轴承老化，而致使上热或下热寿命减短!